구글 캘린더 일정 우선순위 카테고리 분류

 

 

구글 캘린더 일정 우선순위 카테고리 분류: 2025년, 제 시간 관리 비법 대공개!

안녕하세요! 정신없이 바쁜 현대 사회에서 시간 관리는 정말 중요하죠. 저도 예전에는 구글 캘린더를 단순히 약속 알리미 정도로만 생각했어요. 그냥 일정만 빼곡히 적어두고, 알림이 울리면 '아, 맞다!' 하는 수준이었달까요? ^^ 그러다 보니 중요한 일을 놓치거나, 마감 기한에 허덕이는 경우가 종종 있었답니다. 하지만 몇 년간 꾸준히 사용법을 연구하고 저만의 시스템을 만들면서, 이제는 구글 캘린더 없이는 하루도 못 살 것 같은 '캘린더 덕후'가 되었어요!

오늘은 제가 2025년 현재까지 정착해서 사용하고 있는 구글 캘린더 일정 우선순위 설정 및 카테고리 분류 방법을 아낌없이 공유해 드리려고 해요. 단순한 기록을 넘어, 진짜 '시간을 설계하는' 경험, 함께 시작해 보실까요?!

구글 캘린더, 왜 그냥 쓰시나요? 저도 그랬답니다!

솔직히 말해서, 구글 캘린더의 잠재력을 제대로 활용하지 못하는 분들이 정말 많은 것 같아요. 마치 스마트폰을 전화랑 문자 용도로만 쓰는 것과 비슷하달까요? 저도 처음엔 그랬으니까요.

과거의 나: 단순 알림판, 그 이상도 이하도 아니었죠.

예전 제 구글 캘린더는 그냥 약속들의 나열이었어요. 친구와의 저녁 약속, 병원 예약, 회사 회의... 모든 일정이 같은 중요도로, 같은 색깔로 표시되어 있었죠. 그러다 보니 뭐가 더 급하고 중요한지 한눈에 파악하기 어려웠어요. 결국 중요한 프로젝트 마감일을 놓칠 뻔한 아찔한 경험도 있었답니다. 그때 정말 '이대로는 안 되겠다!' 싶더라고요. 그날 하루 동안 놓친 기회비용만 해도 어림잡아 50만 원은 족히 넘었을 거예요. 시간 관리가 곧 돈이라는 걸 뼈저리게 느꼈죠.

현재의 나: 캘린더가 비서가 된 순간

지금의 제 구글 캘린더는 마치 유능한 개인 비서 같아요. 언제 어떤 일을 해야 할지, 무엇에 더 집중해야 할지 명확하게 알려주거든요. 덕분에 업무 효율성은 물론, 개인적인 삶의 만족도까지 정말 많이 올라갔어요. 스트레스도 훨씬 줄었고요. 이게 다 체계적인 우선순위 설정과 카테고리 분류 덕분이랍니다!

나만의 구글 캘린더 시스템 구축하기: 우선순위와 카테고리 정복!

자, 그럼 지금부터 제가 실제로 어떻게 구글 캘린더를 활용해서 일정을 관리하는지 구체적인 방법들을 알려드릴게요. 생각보다 어렵지 않으니 잘 따라오세요!

첫걸음: 캘린더 분리, 인생의 영역을 나누다

가장 먼저 해야 할 일은 여러 개의 캘린더를 만드는 거예요. 구글 캘린더는 기본적으로 하나의 캘린더를 제공하지만, 저는 이걸 여러 개로 나눠서 사용해요. 이게 정말 핵심 중의 핵심입니다!

• 왜 나눠야 할까요?
  • 시각적 구분 : 각 캘린더마다 다른 색상을 지정할 수 있어서, 한눈에 어떤 종류의 일정인지 파악하기 쉬워요. 예를 들어 업무 관련 캘린더는 파란색, 개인 약속 캘린더는 초록색, 가족 행사 캘린더는 노란색 등으로 설정하는 거죠.
  • 집중도 향상 : 특정 영역의 일정만 보고 싶을 때 해당 캘린더만 선택해서 볼 수 있어요. 예를 들어 업무 시간에는 '업무' 캘린더만 켜두고, 개인 시간에는 '개인' 캘린더만 보는 식으로요.
  • 공유 용이성 : 특정 캘린더만 선택해서 다른 사람과 공유하기에도 편리해요. 예를 들어 '팀 프로젝트' 캘린더를 만들어서 팀원들과 공유하는 거죠.
• 어떻게 만드나요?
  1. 구글 캘린더 왼쪽 메뉴에서 '다른 캘린더' 옆의 '+' 버튼을 누르세요.
  2. '새 캘린더 만들기'를 선택합니다.
  3. 캘린더 이름 (예: "업무-A프로젝트", "개인-운동", "가족", "자기계발-스터디")과 설명을 입력하고 '캘린더 만들기'를 클릭! 간단하죠?
  저는 보통 업무(세부 프로젝트별로도 나눔), 개인 약속, 가족 행사, 자기계발, 금융(공과금 납부일 등) 이렇게 최소 5개 이상의 캘린더를 운영하고 있어요. 이렇게 나누니 전체적인 삶의 균형을 파악하기도 훨씬 수월해졌답니다.

두 번째, 색상과 기호로 마법을! 시각적 우선순위 설정

구글 캘린더에는 아쉽게도 '우선순위 높음/보통/낮음' 같은 직접적인 설정 기능이 없어요. 하지만 없으면 만들면 되죠! ^^ 저는 일정 제목과 색상을 활용해서 저만의 우선순위 시스템을 구축했어요.

• 일정 제목에 기호 사용하기:
  • ❗ (긴급) : 당장 처리해야 하거나 마감이 임박한 일에 사용해요. 예: "❗보고서 최종 제출"
  • ⭐ (중요) : 긴급하진 않지만 매우 중요한 일, 장기적인 목표 달성에 꼭 필요한 일에 사용합니다. 예: "⭐다음 분기 사업 계획 구상"
  • ❓ (미확정/확인필요) : 아직 확정되지 않았거나 추가 확인이 필요한 일정에 사용해요. 예: "❓클라이언트 미팅 (시간 조율 중)"
  • 💡 (아이디어/참고) : 갑자기 떠오른 아이디어나 참고할 만한 사항을 기록할 때 사용해요.
  이 기호들은 이모티콘이 아니라 일반 텍스트 기호라서 검색도 잘 된답니다! 처음엔 몇 개만 쓰다가 점점 저에게 맞는 기호들을 추가했어요.
• 일정별 색상 활용 (캘린더 색상과 별개로!): 같은 캘린더 내에서도 각 일정의 성격에 따라 다른 색상을 지정할 수 있어요. 이건 캘린더별 색상과는 또 다른 차원의 분류인데요.
  • 예를 들어 '업무' 캘린더(파란색) 안에서도,
    • 빨간색: 매우 중요하고 긴급한 업무 (회의, 마감)
    • 주황색: 집중해서 처리해야 할 개별 업무
    • 초록색: 비교적 여유 있는 업무나 학습
    • 회색: 단순 참고용 또는 완료된 업무 (취소선과 함께) 이렇게 설정하면, 파란색 업무 캘린더 안에서도 빨간색 일정이 눈에 확 들어오면서 자연스럽게 우선순위를 인지하게 되더라고요. 한 달 평균 150개 이상의 일정을 소화하는데, 이 방법 덕분에 중요한 일을 놓치는 비율이 과거 대비 90% 이상 감소했어요!

세 번째, 태그(#)로 숨은 일정 찾아내기

일정 제목이나 설명란에 해시태그를 활용하면 나중에 특정 주제나 프로젝트 관련 일정만 모아보기가 정말 편해요.

• 어떻게 활용하나요?
  • 일정 생성 시 제목이나 설명에 #프로젝트명 , #회의록작성 , #클라이언트_A사 , #자기계발_강의 와 같이 태그를 추가합니다.
  • 나중에 구글 캘린더 검색창에 해당 태그 (예: #클라이언트_A사 )를 검색하면 관련 일정이 쭉~ 필터링되어 나타납니다.
  저는 특히 여러 캘린더에 흩어져 있는 특정 프로젝트 관련 일정들을 한 번에 확인하고 싶을 때 이 태그 기능을 아주 유용하게 사용하고 있어요. 예를 들어 '업무' 캘린더의 미팅, '개인' 캘린더의 관련 자료 조사 시간 등을 모두 #특정프로젝트 태그로 묶어두는 거죠.

업무 효율 UP! 외부 도구 연동으로 시너지 극대화

구글 캘린더 자체 기능만으로도 훌륭하지만, 다른 생산성 도구와 연동하면 그 효과는 배가 됩니다! 저는 특히 할 일 관리 앱과의 연동을 적극 추천해요.

Todoist 와의 환상 궁합: 할 일과 일정의 아름다운 만남

저는 할 일 목록 관리 앱으로 Todoist를 몇 년째 애용하고 있는데요, 구글 캘린더와 양방향 동기화가 가능해서 정말 편리해요.

• 어떻게 연동되나요?
  • Todoist에서 마감일이 지정된 작업은 구글 캘린더에 자동으로 일정으로 등록됩니다.
  • 반대로 구글 캘린더에서 특정 시간에 할 일로 설정한 일정도 Todoist에서 작업으로 보여요.
• 장점은 뭔가요?
  • 할 일(Task)과 약속/시간차단(Event/Time Block)을 한 곳에서 통합적으로 관리할 수 있어요.
  • 마감 기한이 있는 작업들을 캘린더에서 시각적으로 확인하며 시간 계획을 세울 수 있습니다. 저는 Todoist에서 프로젝트별로 작업을 분류하고, 각 작업에 예상 소요 시간을 설정한 뒤 구글 캘린더로 동기화해서 실제 시간을 블록킹하는 방식으로 활용하고 있어요. 이렇게 하니 작업 누락이 거의 없어졌고, 하루 계획을 세우는 데 걸리는 시간도 평균 15분에서 5분으로 단축됐습니다!

ClickUp으로 프로젝트 관리까지 한 번에 (더 복잡한 업무라면!)

만약 팀 단위로 협업하거나 좀 더 복잡한 프로젝트 관리가 필요하다면 ClickUp 같은 도구와의 연동도 고려해볼 만해요.

• ClickUp은 프로젝트 관리, 작업 할당, 간트 차트 등 다양한 기능을 제공하는데, 구글 캘린더와 동기화하면 프로젝트의 주요 마일스톤이나 담당 작업의 마감일을 캘린더에서 바로 확인할 수 있어서 전체적인 흐름을 놓치지 않게 도와줍니다.
• 물론 개인 사용자에게는 Todoist만으로도 충분할 수 있지만, 업무의 성격에 따라 이런 확장성도 있다는 점을 알아두시면 좋을 것 같아요.

자주 묻는 질문 (Q&A) – 저도 궁금했던 것들!

제가 처음 구글 캘린더를 체계적으로 사용하려고 할 때 궁금했던 점들, 그리고 다른 분들이 자주 물어보시는 질문들을 정리해 봤어요.

Q: 구글 캘린더에서 일정 우선순위를 직접 설정하는 기능은 없나요? A: 네, 아쉽게도 2025년 현재까지 구글 캘린더 자체에는 우선순위를 직접 지정하는 기능(예: 높음/중간/낮음 선택)은 없어요. 그래서 제가 위에서 설명드린 것처럼 일정 제목에 기호(❗, ⭐ 등)를 사용하거나, 일정별 색상을 다르게 지정하는 방법으로 우선순위를 시각적으로 표현하고 있답니다. 이게 은근히 효과가 좋아요!

Q: 모바일 앱에서도 이런 기능들을 다 사용할 수 있나요? A: 네, 대부분의 기능들(캘린더 생성/관리, 색상 지정, 일정 추가/수정, 검색 등)은 구글 캘린더 모바일 앱에서도 거의 동일하게 지원됩니다! 다만, 아주 세부적인 설정이나 외부 도구 연동 같은 경우는 PC 웹 버전에서 하는 것이 더 편리할 수 있어요. 저는 주로 PC에서 큰 틀을 잡고, 모바일에서는 수시로 확인하고 간단한 수정을 하는 방식으로 사용합니다.

Q: 여러 개의 캘린더를 만들었는데, 다른 사람과 특정 캘린더만 공유할 수 있나요? A: 그럼요! 그게 바로 여러 캘린더를 사용하는 큰 장점 중 하나죠. 각 캘린더 설정에 들어가시면 '특정 사용자와 공유' 옵션이 있어요. 여기서 공유하고 싶은 사람의 이메일 주소를 입력하고, 권한 수준(변경 가능, 보기만 가능 등)을 설정하면 된답니다. 저는 '팀 프로젝트' 캘린더나 '가족 행사' 캘린더를 이렇게 공유해서 사용하고 있어요.

Q: 일정 제목에 기호를 쓰는 것 외에 또 다른 팁이 있을까요? A: 저는 일정 제목을 쓸 때 최대한 구체적으로 작성하려고 노력해요. 예를 들어 그냥 "회의"라고 적기보다는 "[프로젝트X] 주간 진행 상황 공유 회의 (회의실 A)" 이런 식으로요. 누가, 무엇을, 어디서 하는지 명확하게 적어두면 나중에 다시 봤을 때 기억을 되짚기도 쉽고, 검색하기도 편리하더라고요.

자, 이렇게 제가 구글 캘린더를 활용하는 저만의 방법들을 쭉 소개해 드렸는데요, 어떠셨나요? 처음에는 조금 번거롭게 느껴질 수 있지만, 한번 시스템을 갖춰두면 정말 강력한 시간 관리 도구가 될 수 있다고 확신합니다! 오늘 알려드린 방법들을 바탕으로 여러분만의 구글 캘린더 활용법을 찾아보시길 바랄게요. 분명 이전과는 다른 업무 효율과 삶의 여유를 경험하실 수 있을 거예요. 모두 파이팅입니다! ^^